使用教程

🚀快速入门

云会通·轻策是一款专业的会议活动管理平台，提供会议创建、在线报名、现场签到、数据分析等一站式服务。以下是快速上手指南：

开始使用

1. 注册账号 点击"组织者登录"，选择注册新账号，填写基本信息完成注册
2. 创建会议 登录后进入管理后台，点击"创建会议"开始设置您的第一场会议
3. 设置报名 配置报名表单字段、设置报名时间、发布会议信息
4. 分享链接 获取会议专属链接，通过微信、邮件等渠道分享给参会者
5. 现场签到 会议当天使用扫码签到、手动签到等方式完成签到管理

👨‍💼组织者指南

作为会议组织者，您可以使用平台提供的全部管理功能。以下是详细的操作说明：

功能概览

📌创建会议

创建会议是使用平台的第一步，请按照以下步骤操作：

步骤一：进入创建页面

1. 登录后台 使用组织者账号登录，进入管理后台首页
2. 点击创建会议 在会议列表页面点击"创建会议"按钮

步骤二：填写基本信息

• 会议名称 填写会议完整名称，建议简洁明了，如"2024年度技术峰会"
• 会议简称 用于短链接和分享，如"技术峰会2024"
• 会议时间 设置会议开始和结束日期时间
• 会议地点 填写详细地址，支持地图定位
• 会议简介 描述会议内容、议程、亮点等信息

步骤三：设置会议封面

上传会议封面图片，建议尺寸为 800x400 像素，支持 JPG、PNG 格式。封面图片将显示在会议列表和详情页。

📋自定义字段

自定义字段功能允许组织者根据会议需求，灵活配置报名表单，收集所需的参会者信息。

支持的字段类型

添加自定义字段

1. 进入字段设置 在会议编辑页面找到"报名字段设置"模块
2. 添加新字段 点击"添加字段"按钮，选择字段类型
3. 配置字段属性 填写字段名称、占位提示、选项内容等
4. 设置必填属性 勾选"必填"则参会者必须填写该字段
5. 调整字段顺序 拖拽字段调整显示顺序
6. 保存设置 点击保存完成字段配置

字段配置说明

• 字段名称 显示给参会者看的标签文字，如"所在部门"
• 占位提示 输入框内的提示文字，如"请输入您的部门名称"
• 选项设置 单选/多选/下拉类型需设置选项，每行一个选项
• 默认值 可设置字段的默认值，方便快速填写

📧邮件设置

邮件通知功能可自动向参会者发送报名确认、会议提醒等邮件，提升沟通效率。

邮件服务配置

1. 进入系统设置 登录后台，进入"系统设置" → "邮件设置"
2. 配置SMTP服务器 填写SMTP服务器地址、端口、加密方式
3. 填写发件人信息 设置发件人邮箱账号、密码、显示名称
4. 测试发送 点击"发送测试邮件"验证配置是否正确
5. 保存配置 测试成功后保存配置

常用SMTP配置

邮件模板设置

系统预设了多种邮件模板，您可以根据需要自定义内容：

• 报名确认邮件 参会者报名成功后自动发送，包含会议信息和电子凭证
• 会议提醒邮件 会议开始前自动发送提醒，可在设置中配置提前时间
• 审核通知邮件 开启审核模式时，审核结果自动通知参会者
• 签到确认邮件 签到成功后发送确认邮件（可选）

模板变量说明

在邮件模板中可以使用以下变量自动填充内容：

• {会议名称} 自动替换为当前会议名称
• {参会者姓名} 自动替换为参会者姓名
• {会议时间} 自动替换为会议日期和时间
• {会议地点} 自动替换为会议地点
• {签到链接} 自动生成签到链接

🏷️胸牌设计与打印

胸牌是会议的重要物料，系统支持自定义胸牌设置，批量打印参会者胸牌。

胸牌配置流程

1. 进入会议设置 在会议管理页面找到会议编辑页面
2. 配置胸牌尺寸 设置胸牌宽度、高度，常见尺寸为100×140mm
3. 设置显示字段 选择需要在胸牌上显示的报名字段，如姓名、单位、职务等
4. 配置样式 设置字体大小、对齐方式、是否显示二维码等
5. 保存设置 保存胸牌配置

胸牌显示内容

批量打印胸牌

1. 进入打印页面 在会议管理页面点击"胸牌打印"
2. 选择参会者 勾选需要打印胸牌的参会者，支持全选或筛选
3. 预览确认 预览胸牌效果，确认无误
4. 执行打印 点击打印按钮，使用打印机打印

打印设置建议

• 纸张选择 建议使用A4纸，每页可打印6-8个胸牌
• 打印机设置 取消页边距，选择"实际大小"或100%缩放
• 打印预览 打印前务必预览，检查内容是否完整

📝报名设置

报名设置是会议管理的核心功能，合理配置可以提高报名效率。

报名表单配置

1. 基础字段 系统默认包含姓名、手机号、单位等基础字段
2. 自定义字段 可添加单选、多选、下拉框、文本框等自定义字段
3. 必填设置 根据需求设置字段的必填/选填属性
4. 字段排序 拖拽调整字段显示顺序

报名限制设置

通知设置

平台支持短信和邮件通知，可在以下场景自动发送：

• 报名成功通知 参会者报名成功后自动发送确认短信/邮件
• 签到提醒 会议开始前一天发送签到提醒
• 审核通知 审核通过/拒绝后自动通知参会者

🌐微站管理

会议微站是会议的专属展示页面，可展示会议详情、日程安排、嘉宾介绍等信息，方便参会者了解会议内容。

微站功能

微站配置步骤

1. 进入微站管理 在会议详情页点击"微站管理"进入配置页面
2. 编辑基本信息 设置微站标题、描述、封面图片等
3. 添加日程安排 按时间顺序添加会议议程，可设置多个分会场
4. 添加嘉宾信息 录入演讲嘉宾姓名、职务、简介、照片
5. 预览发布 预览微站效果，确认无误后发布

分享微站

微站发布后，系统会自动生成专属链接和二维码，您可以通过以下方式分享：

• 短链接分享 系统自动生成短链接，方便微信、短信分享。短链接简洁易记，点击即可访问微站
• 二维码分享 下载二维码图片，用于海报、宣传物料
• 嵌入公众号 可将微站链接嵌入微信公众号菜单

✅签到管理

签到管理支持多种签到方式，满足不同场景需求。

签到方式

二维码签到操作步骤

1. 生成签到二维码 在会议管理页面点击"签到管理"，生成签到二维码
2. 展示二维码 将二维码打印张贴在入口处，或投屏到大屏幕
3. 参会者扫码 参会者使用微信扫描二维码，进入签到页面
4. 确认签到 参会者确认信息后点击"确认签到"完成签到
5. 查看统计 管理员实时查看签到人数和统计报表

胸牌打印

签到完成后可打印参会者胸牌，支持自定义胸牌模板，包含姓名、单位、职务等信息。

💰财务管理

财务管理模块帮助组织者管理收费会议的报名费用、缴费记录和发票开具等财务相关事项。

功能概览

支付方式配置

系统支持多种支付方式，满足不同场景需求：

设置收费报名

1. 开启收费模式 在会议编辑页面的"报名设置"中开启"收费报名"
2. 设置费用标准 填写报名费用金额，可设置早鸟价、会员价等
3. 配置支付接口 在"财务管理"→"支付配置"中配置微信、支付宝商户信息
4. 设置发票信息 配置发票抬头、税号等开票信息
5. 保存发布 保存设置后，参会者报名时需完成支付

支付流程说明

• 参会者支付 参会者在报名页面选择支付方式，完成在线支付
• 支付回调 系统自动接收支付平台回调，更新支付状态
• 支付通知 支付成功后自动发送通知短信/邮件给参会者
• 订单管理 管理员可在财务管理页面查看所有订单和支付记录

缴费记录管理

在"财务管理"页面可以查看所有缴费记录，包括：

• 缴费列表 显示缴费人、金额、时间、支付方式等信息
• 筛选查询 按时间、金额范围、支付状态筛选记录
• 导出数据 将缴费记录导出为Excel，便于财务对账

发票开具

参会者在报名时可以申请发票，组织者在后台进行发票开具管理：

• 查看申请 查看参会者提交的发票申请信息
• 开具发票 确认信息后开具电子发票
• 发送发票 系统自动将电子发票发送至参会者邮箱

👥参会者指南

参会者无需注册账号，通过会议链接即可完成报名和签到。

报名流程

1. 获取会议链接 通过组织者分享的链接或二维码进入会议页面
2. 查看会议信息 了解会议时间、地点、议程等详细信息
3. 填写报名表 按要求填写姓名、手机号、单位等报名信息
4. 提交报名 确认信息无误后提交报名申请
5. 接收通知 报名成功后将收到短信/邮件确认通知

签到流程

1. 到达现场 在会议时间到达会议地点
2. 扫描签到码 使用微信扫描现场展示的签到二维码
3. 确认信息 核对个人信息是否正确
4. 完成签到 点击"确认签到"按钮完成签到
5. 领取胸牌 签到成功后可打印或领取参会胸牌

❓常见问题